Reuniones, ¿una pérdida de tiempo?

El concepto que muchos de nosotros tenemos sobre las reuniones, es que son una herramienta o motor de productividad en el trabajo, donde poder debatir, compartir ideas y conceptos, ampliar información y formación, conocimiento y un largo etc.  pues nada mas lejos de la realidad….

Esta comprobado que un grandísimo porcentaje de personas que acuden a reuniones, acaba haciendo de todo, menos sacar partido a esa reunión. En muchos casos, acabamos leyendo y contestando emails, utilizando el whatsapp, navegando o incluso nos centramos en temas que ni siquiera tienen que ver con nuestro trabajo o empresa, con lo que lo dicho, hecho o mencionado en esa reunión, acaba en el saco del olvido, sin mencionar la perdida de tiempo.

¿Por qué acaban siendo tan improductivas la mayoría de las reuniones?

En muchos casos, las reuniones no se preparan con antelación, no existe una agenda clara y precisa de lo que se va a tratar y de tiempos, en ocasiones se convoca a la gente incorrecta, o no saben porqué tienen que estar en esa reunión, se hacen demasiado largas, en vez de debatir, se discute, no se comparte,  se llega tarde, se entra y sale con frecuencia, se monopolizan los tiempos de toma de palabra, hay personas que van a regañadientes, no se toman notas, nos distraemos con las tecnologías y una vez se acaba esa reunión, nunca pasa nada.

La media de tiempo en reuniones y dependiendo del puesto y jerarquía dentro de la Compañía acaba siendo un 40% de nuestro horario laboral con lo que sacarle partido y productividad a esas reuniones, es clave.

Para que una reunión sea efectiva, debemos ser prácticos y operativos. Tener una agenda preparada con antelación de lo que se va a tratar, enviar con antelación la información y temas de discusión a todos los participantes, una hora de comienzo y de fin, ceñirnos al horario, no contar con distracciones tipo móviles, laptops, etc, tomar notas de los puntos clave, debatir y no discutir, hacer partícipe a todo el mundo, nada de monólogos, cuando se trata de participantes remotos, es importante que participen, no queremos que se duerman o no escuchen, convocar a la gente que si debería estar en esa reunión, no abusar del número de reuniones semanales y por supuesto, dar seguimiento a los objetivos marcados en esa reunión.

  1. #7
    Paz Calvo

    No puedo estar mas de acuerdo! De hecho, si para tener una reunión hubiera que llevar ya parte del trabajo hecho, se convocarían menos, se plantearian muchas menos dudas (la mayoría seguramente se disiparían al irse preparando para la propia reunión) y serian mas eficaces. Dale Carnegie dice que cuando se plantea una reunión porque hay algún problema, lo ideal es llevar ya en mente planteadas las soluciones. En realidad son consejos muy fáciles de seguir, y si nos ahorran tiempo, del que todos carecemos... por qué no intentarlo?

  2. #6
    Susana Carbajales

    90% de las reuniones= zzzzzzzzzzzzzz

  3. #5
    Anónimo

    @Kiko, en el fondo tienes parte de razón, que seria del resto de la semana... ;-) Por otro lado, yo he sido el primero que ha cometido todos esos errores a la hora de tener/abordar una reunion.

  4. #4
    Julián López

    Muy cierto. Añadiría solamente que no sólo depende de la empresa sino la predisposición de TODOS los asistentes. Por ejemplo BBVA va a transmitir toda la estrategia a sus empleados, imagino que será via reuniones y que exigirá que los asistentes vayan concienciados y con un timing, agenda y temas a tratar antes. Como toda empresa seria debe hacer.

  5. #3
    Kiko Moren

    ¡Que bien ilustra la imagen lo que pasa! pero...¿qué sería de nuestra productividad el resto de la semana sin esas 4-5 horas de reuniones?, trabajaríamos tristones :(

  6. #2
    Sofia Gómez

    Pues yo estoy en total desacuerdo...a mí las reuniones me han ayudado mucho sobretodo las que son semanales y cortitas.

  7. #1
    Raul Peralta

    Qué gran verdad. Y la viñeta que habéis elegido es tronchante!

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